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掌握你的黃金時間

[2017-11-10 08:43:20]
掌握你的黃金時間

    關于時間不夠用的抱怨太多了,但在你學習更有效的時間管理方法之前,有一點必須厘清:時間管理的真諦在于有效利用時間。

    時間管理的關鍵,就是如何將“浪費”和“閑耗”的時間轉化為“投資”的時間,促成有意義的“消費”。意志薄弱不是堅持不下去的理由。能否堅持下去在于:1、能否開發有利于堅持習慣的方法。2、對投資所帶來的轉機是否有實際體會。

投資黃金時間的五大原則

1、不惜在任何方面投資以創造時間

    從投資觀點來看,我們最不應該吝嗇的就是對時間的投資。只要能夠增加時間,我們投入的資源就不能獲得回報。具體來講就是在工具、體力、變化、知識、手法五個方面,不要吝惜任何投資。

    有利于提高效率的工具有記事本、文具、自行車、電腦等,體力上的投資主要是保持健康,堅持運動。在“變化”上的投資,是“冒一點險,改變生活的現狀”。

    現在的生活習慣,對本人來說相對穩定,是一種較好的狀態。正因為如此,它才得以持續。這里講的變化,就是要將這種相對穩定的節奏稍做改變。比如早睡早起是個良好的習慣,這大家都知道,可為什么還是有很多人睡得很晚呢?這是因為他們覺得晚睡的確比較舒服。

    如果要改變這種習慣,應該從什么地方著手呢?習慣晚睡的人即使早早上床大概也不容易入睡,不如先嘗試早起。早上起得早,晚上自然困得早這樣就容易早睡了。

    因此,如果要改變生活習慣,應該先找到行動模式中的誘因部分,通過改變這種誘因來激發新的行為。這就是對變化的投資。

    另外,在持續改變生活習慣的過程當中,一定要克服對某些事物的依賴性。具體來講有電視、煙、酒、網絡、游戲、手機等,它們統稱為“時間竊賊”。如果算上聚會喝酒,大部分人平均每天有3——4個小時被這些時間竊賊所竊取。

2、重視單位時間所創造的成果

    如果雇人做家務所付的費用超過了我們的收入,那這樣的投資就是我們無法負擔的。所以為了投資,我們要努力提高自己的時薪。如果你能時常留意這一點,我們的時間觀念將會得到很大的改變。

    請以你自己的實際情況為例,計算一下自己獲取的時薪。用實際獲得的年收入金額,除以一年的勞動時間小時數,結果就是你的時薪。接下來再計算一下各類服務每小時的價格。只要實際獲得的時薪大于每小時的服務價格,我們就可以輕松地享受這項服務。

3、不當毫無原則的“濫好人”

    好人當過頭了也會增加成本。嚴格管理時間的人,沒幾個會是純粹的“濫好人”。不會拒絕分派下來的工作的人常常被人利用。不僅如此,更多的時候,屬于我們的私人時間也會被別人白白占用。當然,也不是說你應該做一個“惡人”,只是,當我們發現自己花費的時間沒有明確的回報時,要有勇氣拒絕。

    人們常用“能夠達成怎樣的目標”來定義成功。但事實上,如果我們去問一位成功人士,“你是怎樣成功的”,大多數人會更加強調,“這取決于我們能夠多大程度地改變自己之前的做法”,“能多大程度地說‘No’”。時間管理也是同樣,時間的投資效率與說“No”的次數是成正比的。

4、優先做喜歡、擅長和賺錢的工作

    學會了拒絕,就節省出很多時間。如果把這些時間充分用在喜歡、擅長和賺錢的工作上,可以獲得更多的成果,從而增加更多的時間。優先做喜歡的工作,就會做得十分順手,也很容易創造成果,獲取報酬。另外,對于不想做卻又非做不可的事,必要時可以雇人或者購買相應的服務來完成。我們處在商品社會,要學會把時間集中投資在更加容易創造成果的方面,只要收入提高了,就可以購買各種服務。

    什么是我們最擅長的工作呢?你只需要制訂一個中長期計劃,按優先順序選擇要做的工作就可以了。話雖如此,如果你擅長的領域太過狹小,也容易造成過剩投資。千萬別做“學習狂”和“書呆子”。判斷是否是過剩投資,只要觀察單位時間所創造的成果即可。

5、計劃要安排得隨性、寬松

    不習慣管理時間的人最容易犯的錯誤就是,將計劃安排得緊繃繃的。即在計劃與計劃之間不留空余時間,分秒必爭地安排太多計劃。這樣的安排即使在短期內能夠順利進行,用長遠的目光來看也注定失敗。

    首先,要在計劃與計劃之間留足空余時間,這一點最重要。寬松地制訂計劃,一天最多只能安排三四件事,但這已經足夠了。人一天能夠集中精神工作的時間是8——10個小時。我們應該在此范圍內,倒過來計算能夠完成的任務數量。除此之外,制訂再多計劃到最后也只能力不從心。

    另外,人們很容易對自己過分自信,低估一項工作所需要的時間,因此有必要預留空余的時間。

    最后,謹記不要一味地配合別人的時間表,必須主動地控制自己的時間,這很重要。比如,和別人商量計劃的時候,我們可以積極地提議:“這一段時間、這個地點比較好?!比绻湍阋娒婷黠@對對方有好處,也就是說,你的價值提升了,對方一定會毫不猶豫地配合你的時間表。

增加黃金時間的五個步驟

    要掌握一項新的技術,關鍵在于確立“理想的狀態”,對比前面的黃金時間五大原則,我們下面來認清理想與現實的差距,用5個步驟學習消除差距的方法,并加以實施。認真地遵循5個步驟,就能增加有意義的時間。

1、把握現在面臨的問題

    在麥肯錫,人們總說,只要把握現狀,問題就解決了七成。這種方法有兩個關鍵詞,一是“運用整理歸納法”,二是“量化”。首先通過整理歸納法,個別具體地分析我們到底想要改善什么。接下來,對分解后的問題按優先順序進行排序。排序最有效的方法是量化。

    一般人花在“I消費”上的時間大約是60%,“II浪費”占20%,“IV閑耗”占15%,“III投資”上大概只有5%,最多不超過10%.

    這樣分配時間最大的問題是,總時間的80%花在了“緊急”軸線,無怪乎我們每天都感覺自己被最后期限逼得很緊,心里覺得很累很忙。緊急的事情多數都與工作相關,所以緊急的事情越多,勞動時間就越長,越容易導致工作與生活失衡。

    如果長期在緊急(“I消費”和“II浪費”)上花費大量的時間和精力,根本不可能再有精力和時間去進行“III投資”,只能把剩下的時間都“IV閑耗”了。這樣一來,我們事后更加后悔,“又浪費了這么多時間干這些無聊事”。另一方面,不積極投資又會導致我們工作能力下降,職位不保,結果需要花更多的時間在緊急的“I消費”和“II浪費”上,導致惡性循環。

    關鍵就在如下兩個方面:一,縮減“II浪費的時間”和“IV閑耗的時間”,增加“III投資的時間”;二,利用“III投資的時間”,更有效地發揮“I消費的時間”的作用。

    最理想的狀態關鍵在于確保30%的“III投資的時間”。假設我們清醒的時間為16個小時,那么每天保證將近5個小時的投資時間是最為理想的。

    然后把“I消費的時間”控制在50%、每天8小時以內。要達到這一點,必須減少交通時間以及無意義的會議的時間。

    另外,還要盡量將生產率較低的“II浪費的時間”控制在10%以內。這就需要我們縮短上下班等交通所花費的時間,必要時應該重新考慮是否需要調整工作或搬家。

    最后,用于放松以及周轉的“IV閑耗的時間”,也應該盡量控制在10%以內。

    如果使用上面的時間分配方式,重要∶不重要=8∶2,緊急和不緊急的比例就成了6∶4.即使是做需要按期完成的工作,心情上也會感覺輕松許多。這樣的分配方式讓我們不再感到時間緊迫的巨大壓力。

2、確定不該做的事

    精簡工作比增加要做的工作更值得我們思考。對不該做的事和想要完成的事同樣重視是工作能夠順利進展的秘訣??礈适裁词悄愕摹皶r間竊賊”,確定不該做的事。

3、確定可以委托別人做的事

    必須完成的事情當中,一定有你不擅長或者不想做的事。這時你應該思考如何才能讓自己不做,或者是否能夠委托別人來完成。

4、提高必做之事的效率

    具體的做法可以分為7項:

    (1)活用記事本,將它作為時間管理的起點。
    (2)養成健康的生活習慣。
    (3)借助他人的力量,增強克制力。
    (4)靈活選擇住所的位置。
    (5)控制交通耗時。
    (6)提高做家務事的效率。
    (7)重新認識生活中的零散時間。

5、綜合實踐新的行動方案

    新學到的時間管理方法很難堅持到底的根本原因在于:還沒有做好步驟1—3,就急于嘗試步驟4—5.很多過去的時間管理方法總是建議我們一開始就嘗試新的方法,但是正確的做法是,先踏踏實實地實踐步驟1—3,因為“唯有時間上有了空余,才能接納新的做法”。
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